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Gli enti pubblici, quindi anche i comuni, hanno l'obbligo di "provvedere alla conservazione e all'ordinamento dei propri archivi". Per conservare i documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni, che quindi, si presume, non servano più all'ordinaria amministrazione, devono istituire sezioni separate dell'archivio. I documenti, ordinati e inventariati, sono consultabili dai ricercatori che ne facciano formale richiesta (D.Lgs.22 gennaio 2004 n. 42, "Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio).
Non tutti i comuni, specie in un contesto di piccole realtà come il Biellese, sono in grado di ottemperare alla legge, anche se negli ultimi anni i contributi erogati dalla Regione Piemonte hanno favorito l'aumento dei riordini.
Alcuni hanno preferito usufruire della possibilità di depositare i documenti presso il locale Archivio di Stato che in questi casi si assume l'onere completo della loro gestione. Essendo gli archivi soggetti al regime del demanio pubblico, la proprietà rimane dell'Ente che ne può chiedere la restituzione in qualsiasi momento, purchè siano garantite le indispensabili condizioni di conservazione.
Bisogna rilevare che la sensibilità degli amministratori che sono ricorsi al deposito in un periodo, tra gli anni '70 e i primi anni '80, in cui l'attenzione per gli archivi era piuttosto scarsa, ha permesso la salvaguardia di documenti che testimoniano in modo insostituibile la storia delle nostre comunità e nel contempo ha consentito agli studiosi opportunità di ricerca che diversamente non avrebbero avuto.

Bibliografia:
M. Cassetti, Politica di salvaguardia degli archivi storici comunali nella provincia di Vercelli, in 'Archivi e Storia', 1989, 2, pag. 225-234.

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©2003 Archivio di Stato di Biella - ultimo aggiornamento 25 gennaio 2016